Retraso en pago a proveedores... Comunicación, puede ser parte de la solución.

Habilidades Directivas: La Comunicación.
@FajardoTweeter

En estos tiempos de crisis de liquidez, es muy común que nos encontremos con la dificultad para poder cobrar nuestras facturas.

Existen dos razones básicas: 1) Profesional: Que el cliente tenga problemas de liquidez y 2) Moral: Que el cliente simplemente no quiera pagar.

Primero me enfocaré a hablar de la segunda razón. Nos sorprenderá saber que el 35% de los casos es por la segunda causa (El cliente no quiera pagar), o en algunos países esa cantidad incluso se duplica, se vá a un terrible 70%. Y las razones para que esto ocurra es porque los cliente regularmente quieren guardarse el recurso por si llega el momento de “vacas flacas” para el pago de nóminas, servicios, impuestos, etc. Vaya, si sencillamente el cliente no quiere pagar, existen otras soluciones, pero al menos, sería importante avisarle al proveedor que NO se le pagará.

La segunda causa, la profesional, es debida en la mayoría de los casos a una mala planeación. Simplemente no se organizaron correctamente los tiempos y recursos, acabando en el caos.

Me he encontrado con varias situaciones en diferentes empresas,

Empresas multinacionales más organizadas que –aun teniendo el recurso- si el trabajo no estaba planeado, se debe llevar un proceso para asignarle recursos, lo que implica tiempo que debe esperar el proveedor.

Empresas –grandes o pequeñas- con poca cultura de delegación de autoridad, en las que el único que realiza operaciones y da indicaciones es el dueño, atrasando así los procesos, uno de ellos, pagos. Estas empresas generalmente tienen poco o nulo sentido de la planeación, el dueño cree que es “omnipotente”, toma regularmente decisiones poco acertadas, pues no se percatan que atrasar pagos, muchas veces dificultan el logro de sus “objetivos”, aunque solo los tengan en mente.

Empresas –regularmente las pequeñas- que tiene aunque sea una pobre planeación, pero los recursos no les permiten alcanzar sus objetivos. Obvio, a falta de estos, tiene que financiarse con proveedores, servicios, impuestos, socios, desafortunada, pero muchas veces, incluso con los sueldos de los trabajadores. Por supuesto estoy hablando de retraso en pagos.

Evidentemente todas tienen reparaciones de fondo. No hay soluciones mágicas. Desde analizar la viabilidad de la empresa, las situación y condición del mercado, los recursos reales con los que cuenta y contará, es decir, hacer una planeación profunda de la empresa, contemplando de su entorno.

Pero para evitar problemas con los proveedores, las empresas tiene una solución, si bien no mágica, muy sencilla: LA COMUNICACIÓN.

Si, basta con una comunicación eficaz. No significa que se soluciones de fondo el problema, pero si lograremos mantener las relaciones positivas con nuestros proveedores, ganando (honestamente) un poco de tiempo hasta poder realizar el pago. 

¿Y a qué me refiero con esto? Hablar claro. Hablar claro significa ser honestos, ser asertivos. Cuántas veces nos encontramos con escusas o pretextos como: El “vía crusis” comienza desde que el producto llegó más tarde (ocasionado ese retraso por el propio cliente), o llegó en malas condiciones (Ocasionado muchas veces por el mismo cliente); continua con el famoso “Está mal la factura, le hace falta…”; sigue cuando llamamos y solo contesta la secretaria negando la presencia del contacto”, osea, ¿Nunca va a trabajar?; o de plano es evidente cuando nunca contesta las llamadas, y tienes que llamar de diferentes teléfonos que su celular no reconozca para que reciba la llamada. Estas acciones solo logran enfurecer al proveedor. La desinformación crea incertidumbre.

Que quede claro que no estoy hablando de todas las empresas –aunque a veces sea cultura empresarial-, sino de las actitudes que muchas veces toman los encargados de realizar los pagos, llámese dueño o empleado. Resalto también que puede ser cualquier razón, “porque no quiere pagar o por falta de liquidez”, pero son respuestas con las que regularmente se enfrentan los proveedores al momento del cobro.

Señor dueño, director de finanzas, contralor, tesorero, cajera, comprador, quien sea que paga, por favor toma en cuenta lo siguiente:

1) Cuando la solución está en que el proveedor repare el daño, modifique el pedido, refabrique, y la solución está clara en las negociaciones, en los acuerdos, dile eso y muéstrale el fundamento. Vaya, la solución es transparente.

2) Cuando la solución está honestamente en que refacture, dile eso claramente y ayúdale a que te entregue bien esa factura.

3) Cuando haya que utilizar una partida especial del presupuesto y se vaya llevar más tiempo del esperado, también dile claramente la situación, puede que haya molestia, pero cualquier proveedor inteligente sabrá esperar.

4) Cuando no haya liquidez en la empresa, pues evidentemente también coméntalo con el cliente. Explícale la situación. Por supuesto que causará molestia, pero es mejor a priori que posteriori.

Lo importante como encargado de pagos, es responsabilidad, asumir profesionalmente el problema. En el momento que lo asumas, que afrontes la situación, a partir de ese momento, estás contribuyendo a la solución.

Cualquiera de estas malas noticias al proveedor es mejor que no contestar las llamadas, pues insisto, la desinformación crea una incertidumbre terrible, que resulta en la furia del mismo. De este modo, lo único que se logra es empeorar el problema, muchas veces, al grado de la ruptura de relaciones.

Se claro, dile pues cuándo le pagarás. Puede que tu respuesta sea ilógica, pero que al menos sea objetiva y que haya respuesta:

  Caso 1) Cuando termines la reparación, dame 15 días, y según las políticas de la empresa, te pagamos en 2 meses. Seguramente el proveedor sentirá esta respuesta como balde de agua helada, se enfurecerá, pero es mejor que no informarle.

        

 Caso 2 y 3) Refacturar con estas características, y después de esto te pago a 60 días (según las políticas que ya conocías). –Oye, pero ya pasaron 40 días, -Lo se pero, no tengo otra opción. Punto, de nuevo será como balde de agua, pero hay algo claro que el cerebro del proveedor codifica como probabilidad y esperanza.

    Caso 4) En el peor de los casos, no se cuando vaya tener recursos, y si honestamente se sabe que será en un mes, pues que se diga un mes, y si no se sabe cuándo, pues que se diga eso, pero con una fecha próxima para retroalimentar estatus de la situación, y así no caer en la desinformación.

Lo que se intenta en este escrito es buscar una solución –al menos de forma- a soluciones que de fondo no pueden ser inmediatas y los sabemos, pero que muchas veces no lo informamos. Es lo que está en tus manos, el fondo se resuelve de otra manera.